Cara Promosi Sekolah dengan Metode PKP untuk Mendatangkan Banyak Siswa Baru

Salah satu alasan mengapa semua sekolah harus melakukan promosi adalah tuntutan mendapatkan banyak siswa. Terutama untuk sekolah yang mengandalkan operasional hanya dari dana BOS, maka jumlah siswa sangat menentukan.

Banyak siswa artinya banyak dana. Dengan dana yang cukup, bahkan berlebih, sekolah bisa lebih leluasa mengembangkan program yang diinginkan.

Sementara itu, kalau melihat kenyataan yang ada sekarang, tidak ada satupun yang bisa berleha-leha duduk manis menunggu datangnya siswa. Semua harus jemput bola. Semua harus berpikir keras bagaimana mendatangkan siswa sebanyak-banyaknya.

Lalu, apa sebenarnya bentuk promosi yang terbaik untuk dilakukan?

Jawabannya adalah promosi secara berkesinambungan, terus menerus.

Jadi tidak seperti promosi yang banyak dilakukan, yang cenderung momentual (dadakan menjelang musim PPDB). Tapi promosi yang direncanakan secara jelas dan terukur sehingga dalam satu tahun didominasi oleh promosi. Promosi, promosi, promosi, tentu dalam berbagai bentuk.

Bagi sebagian orang hal ini tampak konyol dan mustahil. Bagaimana mungkin dalam satu tahun hanya memikirkan promosi?

Kita mungkin belum menyadari aktivitas di sekolah sebenarnya bisa dimaksimalkan sebagai media promosi. Bahkan sampai hal kecil sekalipun. Jadi sama sekali tidak mengganggu kegiatan sehari-hari.

Untuk itulah, pada postingan ini kita akan mempelajari bagaimana mempromosikan sekolah yang efektif, yang tidak hanya sekedar pasang spanduk dan menyebarkan brosur di musim penerimaan siswa baru. Mudah-mudahan bermanfaat bagi pembaca sekalian. Dan cara ini sebenarnya lebih ditujukan bagi sekolah kecil yang jumlah siswanya terus menurun, meskipun sudah berusaha melakukan perbaikan sana-sini menyangkut kualitas pembelajaran di sekolah.

Penyebutan metode PKP tidak lain hanya bertujuan agar lebih mudah mengingat step by step-nya:

1. Petakan target
2. Kenalkan sekolah
3. Promosikan!

Tahap #1 : Petakan target

Kita perlu tahu dulu siapa dan berapa jumlah calon siswa kita nanti (perkiraan). Sehingga ada gambaran model promosi seperti apa yang tepat.

Apa yang dilewatkan oleh banyak sekolah adalah mereka hanya memperkirakan jumlah siswa baru dalam jangka waktu dekat. Akibatnya, mereka terkejut begitu memasuki tahun pelajaran baru ternyata siswa pendaftar kurang dari kuota yang diinginkan.

Salah satu penyebabnya karena perencanaan penerimaan siswa baru hanya fokus pada calon siswa pada tahun ajaran mendatang, tidak memikirkan calon siswa pada 2-3 tahun lagi.

Kita boleh berpikir seperti itu andai tugas kita sebagai guru berakhir di tahun depan. Nyatanya tidak. Sehingga kita butuh gambaran berapa siswa kita di tahun-tahun berikutnya.

Minimal calon siswa baru selama 5 tahun mendatang.

Pemetaan seperti ini pastinya memerlukan tenaga dan pikiran lebih banyak. Tapi ini hanya di awal. Jika sekarang kita mulai memperkirakan calon siswa baru pada 1 sampai 5 tahun mendatang, di tahun depan kita hanya akan menambah calon siswa pada 1 tahun ajaran berikutnya. Begitupun seterusnya.

Dengan cara membuat kelompok-kelompok seperti di bawah ini, kita sekaligus bisa mendata berapa banyak siswa kita selama beberapa tahun ke depan.

Kelompok 1 : Saudara siswa yang kini masih aktif

Periksa buku induk siswa. Teliti siswa aktif kita saat ini, pilih siapa saja yang memiliki saudara (adik) yang usianya tidak terpaut jauh. Catat nama-nama tersebut. Merekalah yang paling diutamakan melanjutkan jejak kakak-kakaknya mengisi bangku sekolah kita.

Mengapa?

Karena merekalah tolok ukur seberapa berhasil layanan pendidikan kita. Umumnya orang tua akan mempercayakan kembali putra-putrinya bersekolah di lembaga kita. Namun jika orang tua berpikir sebaliknya, apalagi jumlahnya banyak, maka itu pertanda ada yang salah dengan pelayanan yang kita berikan.

Sekalipun mereka harapan terbesar, kita tidak bisa memberikan promosi secara khusus. Karena penilaian orang tua otomatis didasarkan pada anaknya yang sekarang masih kita didik.

Kelompok 2 : Siswa yang kini belajar di sekolah-sekolah target

Apa itu sekolah target?

Sekolah target adalah sekolah yang jenjang pendidikannya lebih rendah, yang waktu musim lulusan kita inginkan siswa-siswinya mau melanjutkan ke sekolah kita. Jika kita mengajar SD, maka targetnya adalah TK. Jika kita mengajar SMP, targetnya pasti SD/MI.

Saat menentukan lembaga-lembaga yang menjadi target, pilih sekolah yang menjadi prioritas. Urutkan mulai atas sampai bawah berdasarkan prioritas itu. Prioritas pertama adalah lembaga yang saat ini “menyumbang” siswa terbanyak ke sekolah kita dan atau lembaga terdekat. Dilanjutkan pada prioritas kedua, ketiga, dan seterusnya.

(Untuk mengetahui jumlah siswa di masing-masing sekolah target, kita bisa melihat data dari Verval PD Kemdikbud. Kita semua tahu data dapodik dari tiap lembaga terkumpul di situs tersebut.)

Berapa banyaknya?

Jawabannya tergantung kuota atau kebutuhan kita. Semakin sedikit sekolah target lebih baik karena promosi kita nanti lebih terfokus. Namun, perhatikan betul jumlah siswa dari sekolah itu.

Idealnya, tiap tahun ajaran baru kita menargetkan siswa 2 – 3 kali lipat lebih banyak dari kuota yang diinginkan.

Ini karena hampir mustahil siswa dari satu sekolah 100% melanjutkan ke sekolah yang sama. Kita harus memaklumi meskipun upaya promosi kita sangat tepat dan massif, peluang berhasilnya tidak bisa diprediksi.

(Saat memasukkan jumlah siswa, besar kemungkinan ada data ganda. Dimana ada siswa dari kelompok 1 adalah kelompok 2 juga, artinya saudara siswa yang kini aktif merupakan siswa yang juga menempuh pendidikan di jenjang pendidikan lebih rendah). Disini perlu ketelitian. Masukkan siswa tersebut pada salah satu kelompok.)

Nah, sampai disini kita sudah punya gambaran berapa banyak calon siswa kita selama 1 sampai 5 tahun ke depan. Data tersebut punya manfaat berikut,

• Memprediksi tahun berapa kita melakukan promosi dalam koridor yang normal, massif atau sangat massif.
• Memberi petunjuk berapa tingkat keberhasilan strategi promosi yang kita terapkan dari tahun ke tahun.
• Memberi tahu karakter siswa seperti apa yang memilih sekolah kita (prestasi di kelas, latar belakang orang tua, dan sebagainya)

Tahap #2 : Kenalkan Sekolah

Setelah kita pegang data jumlah siswa target, saatnya menyusun rencana untuk mengenalkan sekolah kita kepada sekolah target.

Tahap ini belum masuk pada tahap promosi sekolah. Kenalkan! Jangan terburu menunjukkan kesan ingin mempromosikan diri. Beberapa sekolah mengalami kegagalan karena kerap menyelipkan kata-kata iklan layaknya sales.

Semua orang sekarang sudah pintar. Mereka mampu menilai dengan cara mereka sendiri apakah sekolah kita layak atau tidak bagi putra-putrinya. Jangan sampai mereka berpikir, “Ini kok kayak Pilkada. Kesini baru sekali cuma ingin promosi.”

Itu bisa jadi bumerang.

Selain itu, alasan kita perlu mengenalkan sekolah dengan tepat adalah karena banyak orang tua yang hanya mengenal identitas, bangunan, prestasi atau program unggulan kita dari luar. Mereka belum pernah melihat kita dari dekat, belum melihat kekuatan sekolah kita.

Jadi, inilah yang akan kita lakukan: mengenalkan kekuatan sekolah.

1. Buat event di sekolah target.
Jika sekolah targetnya adalah TK atau SD, usahakan memilih event yang menghadirkan orang tua siswa.

Akan lebih baik jika sebelumnya kita membuat perjanjian kerjasama dengan sekolah target untuk melakukan event dalam beberapa tahun ke depan. Sehingga terjalin ikatan dengan sekolah target.

Penentuan waktu merupakan hal penting dalam mengadakan event. Pilih waktu yang tidak mengganggu jalannya KBM, seperti jeda antara ulangan akhir dan libur semester.

Jangan lupa, siapkan amunisi utama. Siapa lagi kalau bukan siswa kita yang merupakan alumni sekolah target. Pilih beberapa yang paling menonjol prestasinya. Inilah sebenarnya inti dari mengenalkan kekuatan sekolah melalui event.

Dengan melibatkan mereka dalam event, orang tua dapat membayangkan bagaimana anaknya kelak saat belajar di sekolah kita. Untuk itu, usahakan memilih amuunisi yang tepat.

2. Door to door
Banyak yang menganggap metode ini kurang efektif, dan hanya menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Benar. Kalau target door to door nya serampangan, maka hasilnya tidak akan efektif.

Lain halnya jika anda berhasil mengambil sampel yang tepat untuk dikunjungi, seperti stake holder atau tokoh masyarakat. Lalu ajak mereka ngobrol soal pendidikan, berikut pendapat dan solusi dari anda, maka metode ini akan banyak membantu.

Ini karena mereka mungkin akan menyampaikannya pada masyarakat. Bagaimanapun, metode “mouth to mouth” (dari mulut ke mulut) sampai sekarang masih diakui sebagai metode promosi yang efektif.

3. Maksimalkan blog/website sekolah dan sosial
Permudah target dalam mengakses informasi tentang sekolah kita melalui internet, yakni lewat sosial media atau lewat blog/website. Tampilkan suasana sekolah apa adanya, yaitu foto-foto kegiatan sehari-hari. Hanya dengan 2 media ini, asalkan konsisten dan terawat dengan baik, akan menambah kesan poitif bagi calon siswa dan orang tua.

Tahap #3 : Promosikan!

Kalau tahap #1 dan #2 sudah dikerjakan, barulah kita melakukan promosi. Media atau metode promosi yang umum digunakan adalah sebagai berikut.

• Brosur
• Banner
• Spanduk
• Presentasi di sekolah-sekolah
• Video kegiatan
• Beasiswa

Kita juga akan menggunakan media-media di atas sebagaimana sekolah lain. Hanya bedanya, karena target sudah kita petakan maka kita akan mudah menentukan skala prioritas.

Contohnya, mana saja tempat yang akan kita pasangi banner, sekolah mana yang akan kita sebarkan brosur dalam jumlah banyak dan sedikit, mana yang perlu kita datangi untuk presentasi dan sebagainya. Semuanya tergantung hasil evaluasi seluruh warga sekolah.

Yang terpenting, jangan lupa mencantumkan 6 hal penting ini pada setiap media promosi:

1. Fasilitas unggulan sekolah
2. Prestasi akademik dan non akademik
3. Profil guru dan tenaga kependidikan
4. Program unggulan sekolah
5. Kultur / Lingkungan sekolah
6. Kreativitas dalam KBM

Nah, itulah teknik promosi sekolah untuk mendatangkan banyak siswa baru dengan metode PKP. Metode ini bisa dimanfaatkan terutama oleh sekolah-sekolah kecil yang menemui kendala berupa minimnya siswa yang mendaftar tiap tahun. Di luar itu, tak kalah pentingnya semua sekolah selalu mengupgrade kualitas pembelajaran. Karena perbaikan layanan pendidikan bagi siswa-siswi masih merupakan bentuk promosi paling baik yang tidak ada tandingannya.

Dimanapun, sampai kapanpun, kalau sekolah memiliki keunggulan dalam memberikan layanan pendidikan, ia akan selalu menyandang sekolah pilihan.